La cantidad de
documentación que se genera en una Empresa supone muchas veces un importante problema
a la hora de almacenarla y es por ello por lo que muchas compañías se preguntan
¿Cuándo podemos deshacernos de tanto archivo?
Pues
bien, no siempre es un mismo plazo para todas las sociedades, cada
una puede tener una peculiaridad distinta, por lo que antes de tomar la
decisión de romper documentación, tenga claro cuál es el plazo que
manifiestamente le corresponde y, para ayudarle en ello, detallamos los que
están en vigor según la diferente normativa.
A efectos Mercantiles:
El Código de
Comercio vigente, establece una obligación para los
empresarios de conservar “libros, correspondencia, documentación y
justificantes concernientes a su negocio, debidamente ordenados, durante seis años, a partir del último
asiento realizado en los libros”.
A efectos Tributarios:
La Ley General
Tributaria, establece para los empresarios y profesionales la obligación de
expedir y entregar facturas o documentos sustitutivos y conservar las facturas,
documentos y justificantes que tengan relación con sus obligaciones
tributarias. Deberán conservarse mientras no haya expirado el plazo de
prescripción del Impuesto al que se refieran, empezándose a contar desde
el día en que finalice el plazo voluntario de presentación de la
correspondiente declaración o autoliquidación que se esté analizando.
Actualmente el plazo de prescripción de los tributos es de 4 años, salvo que se
haya interrumpido dicho plazo por presentación de complementarias, por acciones
de la administración, por recursos, etc., en cuyo caso empezaría a contar el plazo de 4 años a partir de ese momento.
Tenemos que
tener en cuenta que cuando existen Bases
Imponibles Negativas, los 4 años empiezan a contar desde el año en que
se compensan las mismas, debiendo conservar durante ese tiempo, todos los
justificantes contables y documentales, así como la declaración del Impuesto
sobre Sociedades del ejercicio en el que se generó dicha Base negativa.
Por otro lado,
a partir de 2015 no existe límite temporal para compensar las Bases Imponibles
Negativas, por lo que la Ley 27/2014 de impuesto sobre Sociedades, ha
establecido un derecho de comprobación de 10 años a contar desde el día
siguiente a aquel en que finalice el plazo voluntario de presentar la
liquidación correspondiente al ejercicio en que se generó ese derecho de
compensación. Una vez transcurrido dicho plazo, aunque la Administración no
puede modificar las bases imponibles negativas declaradas, sin embargo hay que
acreditar la procedencia de las mismas, por lo que hay que presentar la
autoliquidación, la contabilidad y acreditar el depósito de las cuentas en el
Registro Mercantil.
Por ejemplo,
si una sociedad genera una base imponible negativa en el Impuesto sobre
Sociedades en el año 2000, y la compensa en el ejercicio 2013, debe
conservar toda la documentación relativa al ejercicio 2000, hasta el 26 de
julio de 2018 (cuatro años desde la presentación de la última declaración del
año 2013-Impuesto sobre Sociedades-, presentada el 25 de julio de 2014).
Otro ejemplo,
si una sociedad genera una base imponible en 1999 y aún no la ha compensado,
tendrá que guardar la documentación aunque la Administración no pueda modificar
las Bases Imponibles Negativas al haber transcurrido diez años.
Otra
singularidad, son las facturas de inmovilizado, que deben conservarse
durante todos los ejercicios en los que genere gasto de amortización, más los 4 años de prescripción del
ejercicio en el que se termina de amortizar dicho elemento de inmovilizado. Es
conveniente archivarlas de manera separada.
Por otro lado:
El cese del empresario en el ejercicio de sus
actividades no le exime del deber a que se refiere el párrafo anterior y si
hubiese fallecido recaerá sobre sus herederos. En caso de disolución de
sociedades, serán sus liquidadores los obligados a cumplir lo prevenido en
dicho párrafo.
Los documentos notariales, así como las variaciones
censales, las actas de inspección o los libros de visitas, deberán conservarse
durante toda la vida del negocio.
Es
importantísimo tener en cuenta que los documentos deberán conservarse en
cualquier lugar dentro del territorio
nacional, pero ante su solicitud por parte de cualquier Administración,
deberán ser puestas a su disposición sin demora.
Asimismo, no
se exige que las facturas sean conservadas por orden cronológico, permitiéndose
su agrupación atendiendo a
razones lógicas (por ejemplo, mismo cliente, mismo proveedor…).
